Privacy policy

Privacyverklaring Mixed Hockey Club Maarn

Versie: 20 mei 2018

1.Onderwerp

Dit is de privacyverklaring van Mixed Hockey Club Maarn, gevestigd te Planetenbaan 1A, 3951 EH Maarn, postadres Postbus 102, 3950 AC Maarn, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40476382, hierna te noemen: `MHC Maarn`.

1.1.In deze Privacyverklaring informeert MHC Maarn hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, bezoekers en gebruikers van haar website(s), accommodatie en evenementen en andere personen waarvan MHC Maarn persoonsgegevens verwerkt.

1.2.In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

(a)App:iedere app die door MHC Maarn beschikbaar wordt gesteld aan betrokkenen.

(b)Betrokkene:iedere persoon waarvan MHC Maarn als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.

(c)Persoonsgegevens:ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.

(d)Verwerken:iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.

(e)Website:de website die door MHC Maarn wordt aangeboden:www.mhcmaarn.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

MHC Maarn verwerkt de volgende persoonsgegevens:

-Voor- en achternaam

-Geslacht

-Geboortedatum

-Adresgegevens

-Telefoonnummer

-E-mailadres

-Bankrekeningnummer

2.Doeleinden verwerking persoonsgegevens

2.1.MHC Maarn verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:

(a)het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;

(b)het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;

(c)het organiseren van evenementen van of op MHC Maarn, zoals Let’s Stick Together, of borrels voor oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors;

(d)het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;

(e)het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van MHC Maarn, onder meer via elektronische post of App;

(f)het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;

(g)de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;

(h)de personeels- en salarisadministratie van haar werknemers;

(i)de administratie van haar vrijwilligers;

(j)het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.

2.2.Persoonsgegevens worden door MHC Maarn niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

3.Beeld en geluid

3.1.Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van MHC Maarn worden regelmatig foto’s en video’s genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van MHC Maarn, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of Facebook en andere social media worden gebruikt.

3.2.Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via info@mhcmaarn.nl kenbaar te worden gemaakt. Betreffend beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. MHC Maarn heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

4.Cookies

4.1.MHC Maarn maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de betrokkene invult op de website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de website en/of App op de desbetreffende betrokkene kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

4.2.MHC Maarn kan ook gebruik maken van analytische cookies om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website en App.

4.3.Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies kan doorgaans gevonden worden in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

4.4.Op de websitewww.mhcmaarn.nl maakt MHC Maarn gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", te vinden opwww.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.

4.5.Voor zover MHC Maarn gebruikt maakt van andere cookies, kunnen betrokkenen daarover separaat geïnformeerd worden bij het bezoeken van de betreffende website of App en indien wettelijk vereist zal daartoe om toestemming worden gevraagd.

5.Minderjarigen

Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.

6.Ontvangers van persoonsgegevens

6.1.MHC Maarn deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.

6.2.Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is MHC Maarn gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en andere clubs.

6.3. MHC Maarn heeft voor de in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden een bewerker ingeschakeld (LISA Ledeninfomatie Systeem), met wie MHC Maarn een overeenkomst heeft gesloten die erop ziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.

6.4.MHC Maarn kan het adressenbestand van haar leden en vrijwilligers beschikbaar stellen aan haar sponsors voor een mailing.

6.5.MHC Maarn kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.

6.6.MHC Maarn kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de salarisadministratie. Ook kan MHC Maarn ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld aanbieders van cloud computerdiensten. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.

6.7.MHC Maarn kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van MHC Maarn in het belang van haar betrokkene is.

7.Bewaartermijn

7.1.MHC Maarn bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in artikel 2bedoelde doeleinden.

7.2.Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn). Daarna kunnen de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestand, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van MHC Maarn zijn geautoriseerd. De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard.

8.Beheer persoonsgegevens via Mijn MHC Maarn

Leden en vrijwilligers kunnen de eigen persoonsgegevens zelf inzien en bewerken via hun persoonlijk account bereikbaar via de websitewww.mhcmaarn.nl.

9.Rechten betrokkene

9.1.Betrokken heeft het recht MHC Maarn te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om MHC Maarn te verzoeken om rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.

9.2.Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

9.3.Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.

9.4.Indien betrokkenen om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal MHC Maarn de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft MHC Maarn nodig om aan haar wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten reglementen van MHC Maarn. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is MHC Maarn gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.

10. Links naar en cookies op websites van derden
10.1 Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. MHC Maarn is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.

11.Wijzigingen

MHC Maarn behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.